Por: Maria Celeste Alvarado

1. Introducción

En la actualidad, los documentos electrónicos desempeñan un papel fundamental en los procesos judiciales. Sin embargo, su adecuada incorporación como prueba sigue generando interrogantes, especialmente en lo que respecta a su autenticidad, validez y fuerza probatoria.

Existe la creencia errónea de que basta con imprimir un documento electrónico y anexarlo a una demanda o contestación para que este tenga valor probatorio, cuando, en realidad, aquello no es suficiente. La normativa ecuatoriana, particularmente el Código Orgánico General de Procesos (COGEP) y la Ley de Comercio Electrónico, reconoce la validez de los documentos electrónicos, pero también establece procedimientos específicos para su incorporación en juicio.

Este artículo analiza los requisitos legales para la admisión de los documentos electrónicos como prueba, así como algunas “buenas prácticas” para garantizar su validez y autenticidad en los procesos judiciales.

2. Marco normativo de los documentos electrónicos en Ecuador

2.1. Validez legal de los documentos electrónicos

La legislación ecuatoriana equipara la validez de los documentos electrónicos con la de los documentos físicos. En ese sentido, el artículo 2 de la Ley de Comercio Electrónico establece que los “mensajes de datos” tienen el mismo valor jurídico que los “documentos escritos” ejecutados en soportes físicos. No obstante, este reconocimiento legal no implica que cualquier archivo digital, que no cumpla con ciertos parámetros establecidos por la ley, pueda ser presentado válidamente en juicio.

En la misma línea de lo anterior, el artículo 194 del COGEP señala que los documentos electrónicos no necesitan ser “materializados” —es decir, impresos y certificados por un notario público— para tener validez procesal. En otras palabras, el COGEP dispone que el “formato digital” original de un documento electrónico es suficiente para que este sea reconocido como prueba en juicio. En cambio, si dicho documento se presenta en un “formato físico” distinto a su original, entonces, resultará necesario garantizar su autenticidad y verificabilidad mediante algunos pasos adicionales, como veremos más adelante.

2.2. Procedimiento para la presentación de documentos electrónicos en juicio

El artículo 54 de la Ley de Comercio Electrónico regula la práctica de la prueba electrónica y establece que, al presentar un documento electrónico en juicio, se debe adjuntar:

• Su soporte informático (es decir, el archivo digital original).
• Una transcripción en papel, si fuese requerida.
• Elementos técnicos para su verificación (como certificados de firma electrónica o metadatos).

Esto significa que no basta con imprimir un documento digital, sino que debe garantizarse su “autenticidad” mediante un respaldo electrónico verificable.

El artículo 196 del COGEP refuerza esta idea, ya que dispone que los documentos electrónicos deben presentarse en “soportes tecnológicos” idóneos, lo que nos conduce a la conclusión de que la prueba documental digital debe permitir su verificación a través de medios electrónicos confiables.

3. Materialización y certificación de documentos electrónicos

Si bien los documentos electrónicos no requieren ser impresos para su validez, en algunos casos es necesario presentarlos en formato físico. En tales situaciones, se debe garantizar su autenticidad y correspondencia con el documento digital original.

El artículo 18 de la Ley Notarial establece que los notarios pueden “certificar” documentos electrónicos, lo que significa que tienen la potestad para “materializarlos”. Este proceso es fundamental, ya que un documento impreso sin certificación notarial puede ser fácilmente impugnado en juicio.

Cuando un documento electrónico es certificado por un notario público, se otorga certeza sobre su contenido y origen, asegurando que su versión impresa corresponde fielmente al archivo digital original.

4. Conclusiones y recomendaciones

• Siempre que sea posible, presentar los documentos electrónicos en su formato digital original, acompañados de su soporte informático.
• Si el documento se imprime, incluir una certificación notarial que garantice su autenticidad y correspondencia con el archivo digital, es decir, “materializar” dichos documentos ante un notario.
• Si el documento cuenta con firma electrónica, estar preparados para demostrar su validez ante el juez, conforme al artículo 54 de la Ley de Comercio Electrónico.
• Solicitar al juez que disponga de los medios tecnológicos necesarios para la verificación de los documentos digitales durante la audiencia.

En definitiva, el uso de documentos electrónicos en los procesos judiciales es cada vez más frecuente; por ello, su correcta presentación y verificación resultan trascendentales para evitar posibles impugnaciones y garantizar su eficacia probatoria. Aplicando los principios que hemos delineado en estos párrafos, se puede asegurar que la prueba documental electrónica sea admitida sin inconvenientes, precautelando su validez dentro del juicio.

Para cualquier duda o comentario sobre esta publicación, no dude en ponerse en contacto con nuestro experto: malvarado@coronelyperez.com

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